Detaljerad beskrivning av Calenda

Programmet är uppdelat i "block", eller sidor.

Längst ner på sidan finns några exempel på hur de olika sidorna ser ut!

Bokningar

En 'bokning' är de samlade uppgifterna för en person/familj/grupp per vistelse. Här registrerar du kontaktuppgifter till gästen, antal personer, särskilda önskemål såsom extrasäng, husdjur, tilläggsbeställningar som frukost och städning, betalningsuppgifter och övriga anteckningar. Det är också möjligt att kopiera in mailkorrespondens med kunden på bokningen för att samla allt på ett ställe.

Varje bokning får ett bokningsnummer som man kan använda vid kontakt med gästen.

Flexibelt arbetssätt: En bokning kan skapas direkt som en blank bokning, via kopiering från en tidigare bokning, via kalendern eller automatiskt från ett formulär på uthyrarens hemsida (detta sistnämna är en tilläggsfunktion).

Ingen risk för dubbelbokningar - automatisk kontroll.

Kalender

Kalendern visar alla rum och dess bokningar dag för dag. Det finns även möjlighet att göra egna anteckningar per dag, direkt i kalendern.

Bokningarna visas med olika färger vilka ger information om bokningen; om bokningen är en förfrågan eller definitiv bokning och om bokningen är låst till ett särskilt rum eller ej.

Lägg till helgdagar, möten och andra noteringar per dag direkt i kalendern.

Om tilläggsfunktionen Webbförfrågan är aktiverad syns också nyinkomna förfrågningar från gäster.

Aktuellt

Denna sida sammanfattar vad som händer innevarande dag och dagen efter.

Gäster som bor kvar, kommer och avreser presenteras med den information som är relevant (t ex restbelopp att betala vid avresa).

Listor och historik

Samtliga bokningar, både gamla och kommande, visas i listform. Här kan du sortera bokningarna, söka på ord eller namn i bokningarna och visa urval av bokningar baserat på tid eller status (förfrågningar, avbokningar, parkerade eller definitiva bokningar). All information som finns på en bokning kan visas här.

Rapporter

Beläggningsstatistik, nedladdning av bokningar till Excel och listor som lämpar sig för utskrift i pdf-format.

Här finns även en specialrapport för Bo på Lantgårds medlemmar.

Administration

Byt lösenord, se ändringshistorik i logglistan, följ nyheter i bokningsprogrammet mm.

 

Tilläggsfunktioner

Möjligt att integrera med ett formulär på din hemsida!

Få dina gästers förfrågningar registrerade automatisk i bokningsprogrammet! Genom en enkel anpassning av din hemsida kan du slippa registrera uppgifterna som gästerna redan fyllt i, t ex namn och adress. Detta är bara ett administrativt hjälpmedel, du har fortfarande kvar kontrollen över vem som bokar.

Läs mer om detta på demosidan.

Automatiserad bokningsbekräftelse till dina gäster

Bokningsuppgifterna hämtas från bokningsprogrammet och visas på en kundanpassad webbsida. Du skickar själv en särskild länk till gästen så var och en ser bara sin egen bokning.

Calendas bokningsbekräftelse

Du får utan uppläggningskostnad vår enkla bokningsbekräftelse. En mindre månadsavgift tillkommer. Ditt (företagets) namn, din emailadress och hemsidesadress visas och om du har en logo kan den visas på bekräftelsen.

Exempel på Calendas bokningsbekräftelse (namnet Calenda byts alltså ut mot ditt namn)

Anpassad bokningsbekräftelse

Du kan också få din egen "touch" på bokningsbekräftelsen. Bestäm själv färg, textstil och tilläggstext, t ex betalningsanvisningar för förskottsbetalningar, incheckningsregler, vägbeskrivning och övrig information till gästen. En uppläggningsavgift tillkommer för anpassningen.

Exempel på anpassad bokningsbekräftelse (demoföretag)

Kalender med tillgängliga/fullbelagda dagar

Lägg en kalender på din hemsida som automatiskt hämtar information från bokningsprogrammet om vilka dagar som är tillgängliga resp fullbelagda. Denna översiktskalender är avsedd att förenkla din administration genom att minska antalet "onödiga" förfrågningar på de datum som redan är fullbokade. Funktionen innebär alltså inte att gästen själv kan boka rum utan du har fortfarande kontroll över dina bokningar.